Для Встречи с Планировщиками: Организация Вашего Office для Меньшего Напряжения и Большего количества Прибыли

Если бы Вы обнаружили, что Ваша карьера разговора зависела от того, насколько организованный Ваш офис был, то Ваша реакция могла колебаться от полного самообладания до явного террора. Даже самые успешные профессиональные спикеры иногда произносят, "Однажды я действительно собираюсь стать организованным," но произвожу чистку файлов, организовывая компьютерные файлы, занимаясь грудами непрочитанных журналов, или изучая новую программу (даже тот, который поможет Вам, организован!), обычно выдвигается к основанию Вашего списка приоритетов, в то время как Вы обращаетесь с сегодняшним кризисом.

Но могите позволить себе Вас, чтобы проигнорировать сильно набитые файлы, неопознанные компьютерные файлы, немаркированные дискеты, разные рекламные проспекты, туманные квитанции, и вообще загроможденный офис? В минувшие годы было возможно отложить или даже проигнорировать будучи организованным, но сегодня это не, по трем главным причинам:

1. Количество информации, которую Вы должны организовать, больше чем когда-либо прежде. Хотя компьютеры однажды обещали нам безбумажный офис, большинство из нас организовывает больше бумаги чем когда-либо прежде. С компьютерными файлами, факсами, электронная почта, голосовая почта, и на - услуги линии, организация является существенной. 2. Требование от встречающихся планировщиков для быстрого благоприятного поворота на информации увеличивается. Встречи запланированы со всё меньше и меньше задержкой. В результате встреча с планировщиками нуждается в информации быстро. Если они могут послать нам факс через 15 секунд, мы не можем ждать неделя, чтобы ответить, и ожидать, что они наймут нас.

3. Число людей, укомплектовывающее фирмы, уменьшается. Это означает, что мы должны сделать то, что мы можем, чтобы сделать встречающиеся рабочие места планировщиков легче. Менеджеры и штат на всех уровнях обязаны производить более скорее, и он должен в наших интересах помочь им достигнуть того вызова.

Так, что является организованный офис? не путайте организацию с опрятностью. Помните что старая пословица место для всего и всего в его месте? В моем опыте это - половина права. Место для всего очень важно, но все в его месте, возможно, не. Напряжение прибывает, не из беспорядка, но когда Вы хотели бы вымыть беспорядок, но не знать, где поместить это так, Вы можете найти это снова! Чтобы поместить это иначе, организация дает Вам способность оправиться действительность бизнеса разговора сегодня состоит в том, что мы часто оказываемся в кризисном способе - полеты отмененный, встречи намечаемый в последнюю минуту, и т. д. Хорошая организация позволяет оправиться от этой неизбежности наименее напряженным способом.

Мое определение "организованного" очень просто: "это работает?" и "Делают мне нравится это?" Если, что Вы делаете аффекты другие люди, Вы должны задать третий вопрос, "это работает на другие?" Если ответ на любой из этих вопросов - нет, вот пять предложений, чтобы помочь Вам начать на дороге к организации:

1. Помните, что беспорядок - отложенные решения. Причина, что столы и картотечные блоки становятся наводненными бумагой - и нашими компьютерами с файлами - то, что есть решения, которые мы не приняли. Фактически, есть только три решения, которые Вы можете принять о любом документе: бросок (или, мы надеемся, перерабатывают), файл или акт. В моем опыте, в почте типичного дня, Вы можете бросить 40 % и файл 40 %, который оставляет только 20 %, чтобы загромоздить Ваш стол.

2. Используйте свою корзину для бумаг часто и поощрите другие делать то же самое. Когда я сначала начал как консультант, я имел обыкновение иметь кошмары, которые кто-то назовет и скажет, Когда Вы были здесь, мы выбросили..., и (кое-что ужасное) случился Через 18 лет я никогда не получал такой запрос! Исследование показывает, что мы используем только 20 % того, что мы держим, но как Вы решаете то, в чем Вы действительно нуждаетесь? Для каждой информации (бумажный или электронный) задают эти вопросы:

? Это требует действия?

? Это существует в другом месте?

? Было бы трудно добраться снова?

? Какой-нибудь налог или правовые последствия?

? Действительно ли это является достаточно недавним, чтобы быть полезным? Если все ответы - нет, но Вы все еще не уверены, задаете один последний вопрос: "Какова худшая вещь, которая могла случиться, не было ли у меня этого?" Если Вы можете жить с результатами - бросают это.

3. Осуществите хорошую систему для того, чтобы отследить названия, адреса, и номера телефона. Многие из листков бумаги, которые загромождают Вашу жизнь, считают ценными из-за названия, адреса или телефонного номера. Выберите систему для того, чтобы отследить эту информацию, и использовать ее последовательно. Для большинства спикеров сегодня, компьютерная программа, таких как Telemagic АКТА, чтобы управлять Вашей базой данных клиента является существенной, если Ваша основа клиента не ограничена, и Вы делаете небольшой маркетинг.

Используя секцию примечаний программы, чтобы отследить информацию Вы можете использовать, чтобы построить отношения, и вызвать важные даты решения, может быть различие между заказом и не заказом. Rolodex может быть очень ценным инструментом организации. Используйте это, чтобы отследить услуги, такие как компьютерный ремонт, графика, и т. д., так же как быстрый доступ к часто связывавшимся клиентам и коллегам.

Кроме того, Вы можете использовать это как систему минирегистрации. Лакомый кусочек информации, слишком маленькой для традиционного файла - например, примечание из информационного бюллетеня электронной почты о том, что цветная печать приносит лучшим продажам. Когда Вы хотите подать кое-что в Вашем Rolodex, спросить себя, если бы я хотел эту информацию снова, о каком слове я думал бы сначала?

Информация файла согласно тому, как Вы будете использовать это, не, где Вы получили это. Например, рекламные проспекты семинара файла Вы получили при соглашении Управления национальной безопасности под темой семинара. Чтобы решить, где подать листок бумаги, спросите себя: Если я нуждаюсь в этом снова, о каком слове я буду думать? Ответ на тот вопрос - название файла. Устройте файлы в алфавитном порядке. Ключ к продолжающемуся успеху Вашей системы регистрации - Индекс Файла - список Ваших названий файла. Используйте свой Индекс Файла, чтобы решить, где подать листок бумаги так же, как Вы использовали бы план бухгалтерских счетов, чтобы определить, которые считают, чтобы взимать расход. Держите копию около картотечных блоков и см., что у сотрудников есть копия.

Легче определить местонахождение, где бумага могла бы быть расположена, быстро просматривая Индекс Файла чем, просматривая ящики файлов - и возможно пропуская самый один Вы нуждались. Индекс Файла не только помогает Вам определить местонахождение специфического документа, но и избежит создавать файл для "Автомобиля", когда у Вас уже есть "Автомобиль". Не забудьте держать это активным документом. Напишите от руки изменения, как Вы добавляете или удаляете файлы, и распечатываете новые копии по мере необходимости.

5. Управляйте своей бумагой на дороге, так же как Вы делаете в офисе. Каждый листок бумаги, который Вы собираете на дороге, может быть разделен на три категории: бросок, файл или акт. Играйте в игру с вами непосредственно, чтобы видеть, насколько Вы можете войти в корзину для бумаг прежде, чем Вы возвратитесь к офису!